#9 E-mail etiquette

#9 E-mail etiquette

Ik heb iets raars met e-mail. Ik beantwoord ze namelijk nooit op tijd. Heel raar, zullen mensen denken. Want die Stacey is nogal vastgegroeid aan haar telefoon. Dat klopt ook. Ieder appje krijgt binnen vijf minuten van mij respons en anders (als ik druk ben) dezelfde dag nog met een excuus waarom ik niet meteen antwoordde. Daarnaast check ik iedere dag Facebook vanwege de memes (de rest boeit mij niet zo) en post ik bijna iedere dag één van mijn kunstwerken op Instagram (vind mij onder staceypower). Met Instagram ben ik zo fanatiek dat ik precies weet wie mij volgt en wie mij heeft ontvolgt. Volgens mij is dat mijn hyperfocus van de laatste tijd. Of het is het enige medium dat mij aanspreekt. Ik kan uren foto’s scrollen en liken, want er staan echt hele mooie dingen op Instagram. De tijd die ik verdoe op Instagram gaat ten koste van mijn e-mail. Die houd ik veel minder goed bij. Trouwens ik word tegenwoordig ook een beetje zenuwachtig van e-mails. Ik krijg namelijk nooit leuke e-mails meer. Alhoewel “Uw pakket is onderweg” is nog wel een leuke e-mail. Maar in het algemeen zijn het vaak dingen die ik moet doen en daar heb ik nooit zoveel zin in.

Vroeger kreeg ik altijd leuke mail. Dat was nog de tijd dat ik amper verplichtingen had en e-mail nog niet echt een goed werkend medium was. Toen moest ik nog mensen actief benaderen met: “Je mag me ook een e-mail sturen hoor”. Bij thuiskomst had ik nooit een nieuwe e-mail. Of ik had er wel één van m’n bff. Een hysterisch roze mail met paarse letters en heel veel smileys. Ik stuurde dan iets soortgelijks terug. Dat waren nog eens tijden! Deze mailvreugde heb ik de laatste jaren niet meer mogen ervaren. Ik heb drie e-mailadressen en geen één is echt goed bijgehouden.
M’n werk e-mail is de meest confronterende. Als ik ’s ochtends op m’n werk opstart en m’n mailbox open hoop ik altijd dat er bijna niks in staat. En als er wat in staat, en het zijn dingen die ik moet doen, dan ga ik ze maar rood vlaggeren en kijk ik er nooit meer na. Omdat dingen zich vaak vanzelf oplossen. En als het erg urgent is dan sturen ze me meestal nog wel een mailtje. Al moet ik zeggen dat dat laatste nogal vervelend is. Ik raak in de stress. Ik heb niet genoeg tijd om dingen aan te leveren en ik schaam me diep dat ik niet meteen op het mailtje heb gereageerd. Maar vaak komen zulke dingen ook wel goed, alhoewel mijn leven gewoon makkelijker word als ik het meteen doe. Geen idee waarom ik het uitstel. Soms kom ik er op een dag achter dat ik wel heel veel rode vlaggetjes in mijn mailbox heb, en dan ga ik ze allemaal af om te kijken of dingen zich vanzelf hebben opgelost. Zo niet, dan doe ik dat meteen zelf. Alleen zulke dagen komen slechts twee keer per maand voor.

Toch lees ik e-mails wel meteen zodra ze binnen komen. Zo nieuwsgierig ben ik dan wel weer. Als het iets is wat ik moet doen, dan klik ik gauw weg en vlag hem rood. Als het een grappig mailtje is kan het twee kanten op gaan. Of ik mail grappig terug en collega en ik onderhouden intensief mailcontact de rest van de dag. Of ik vertel de grap aan een collega naast me en reageer nooit meer op degene die de grap mailde. Wat ik ook nog wel eens wil doen bij een grappige e-mail; over de afdeling roepen naar de desbetreffende collega die de mail zond. Vaak is de afzender daar helemaal niet van gediend. Zoals een collega laatst tegen mij zei: “Ik stuur juist een e-mail omdat ik te verlegen ben om in het openbaar te praten”. Ja, aan zulke acties moet ik dus nog aan werken.

Wat ik ook niet begrijp is de CC functie. Soms word ik ergens in ge-CC-ed (geen idee hoe je dat schrijft) en weet ik niet wat voor een actie ik moet ondernemen. Dus doe ik maar niks. Om dan vervolgens een week later een mail te krijgen: “Beste Stacey, ik heb jou vorige week gemaild maar nooit een reactie op mogen ontvangen”. Moest ik dan wat doen? De CC voelt altijd alsof mensen een gesprek aan het houden zijn, en je mag met hun toestemming ze afluisteren. Of ze maken ruzie en hebben dan getuigen nodig of zo. Ook meegemaakt. Super awkward. Ik had geen idee welke acties ik moest ondernemen, dus zei ik maar niks en genoot van de mailwisseling. Ik had ook geen idee of ik het moest aanhalen toen ik de desbetreffende personen in real life zag. Dus ik deed maar alsof ik die mailwisseling nooit had gelezen. Ik heb ook het idee dat dat moet als je in de CC staat. Discreet blijven.

Omdat mijn mailbox op het werk nogal een puinhoop is, raadde mijn vorige manager mij aan om mapjes te maken. Iedere e-mail die je had gelezen sleepte je dan in een mapje. Zo was je altijd bij met je e-mails. Op zich een leuk idee, ware het niet dat ik een halve dag kwijt was met het maken van mapjes. Ik was daar zo fanatiek in dat ik uiteindelijk ruim twintig hoofdmappen had gemaakt. En iedere hoofdmap had ook minstens één submap. En het werd er niet allemaal beter op. Zodra ik mijn mailtjes begon te verslepen, bedacht ik me dat sommige mailtjes weer aparte mapjes nodig hadden en toen werd het nog meer een chaos. Dus besloot ik om de mailtjes maar niet meer te verslepen en gewoon in m’n inbox te houden. En was ik weer terug bij af. Het scheelt ook gewoon dat de mailbox een zoekfunctie heeft waardoor ik razendsnel nodige mailtjes kan opvragen. Die mapjes hebben daarom ook niet echt nut voor mij.

Dus ben ik weer alles gaan vlaggen. Ook bij twijfel vlag ik. Soms heb je van die mails die je ter kennisgeving kan aannemen, maar ik weet nooit zo goed wat de mail etiquette daar in is. Moet je dan terug mailen met: “Hey Henny, bedankt voor de info!”. Maar soms weet ik niet eens wie Henny is, dus zeg ik ook maar niks. Want straks denkt Henny dat ik zo’n blije, amicale collega ben, terwijl Henny gewoon zakelijk wil blijven. Totdat Henny mailt: “Hey Stacey, ik had je eerder gemaild… blabla”. Weet je, ik denk hier weer te veel over na. Beter neem ik als ik groot ben een personal assistent die de fijne kneepjes van het e-mailvak kent.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s